7 dicas essenciais para dominar o Gmail

Dicas práticas para melhorar a sua experiência no Gmail, para uma utilização mais ágil, produtiva e organizada.

Publicado por Braus Team em October 23, 2023

Com mais de 1.500 milhões de utilizadores activos em todo o mundo o Gmail é actualmente o maior serviço de email em todo o mundo.

Se esta é a plataforma de email que usa, as seguintes funcionalidades vão ajudá-lo a retomar o controlo sobre a sua caixa de correio.

1. Agende o envio para a altura certa

Introduzida em 2019, esta era uma funcionalidade foi muito solicitada e esperada pelos utilizadores.

Quer esteja a coordenar a comunicação com parceiros ou clientes em fusos horários diferentes ou a evitar sobrecarregar a equipa com emails fora do horário de trabalho, a possibilidade de enviar mais tarde permite libertar da tarefa no momento, com a segurança que será enviada no horário certo.

Esta funcionalidade está acessível a partir do botão enviar e permite selecionar uma das datas pré-definidas ou seleccionar o dia/hora específico a partir do calendário.

agendar_email_para

Depois de definido o envio o email irá ser organizado numa pasta especial com o título "Agendado", que estará acessível a partir da barra lateral esquerda.

Para além de poder consultar e validar se está tudo conforme e pode anular o envio se pretender ajustar para nova data ou re-agendar para outra data mais oportuna.

Mais informação aqui:
https://support.google.com/mail/answer/9214606

2. Ups! Anular o envio

Quantas vezes já lhe aconteceu carregar no botão enviar cedo demais, com uma mensagem ainda meio ou com um anexo em falta. Ou aperceber-se nesse instante de um erro crasso no texto ou um destinatário errado?

A funcionalidade de anular o envio cria um momento de espera desde que se carrega no botão de envio de forma a conseguirmos fazer uma última análise crítica sobre o email escrito.

Durante esse período de tempo de espera, que pode ser configurado para 5, 10 15 ou 30 segundos, o email pode ser cancelado para que possa ser revisto e corrigido.

A configuração do período de cancelamento está acessível em Definições > Geral > Anular "Enviar".

Mais informação aqui:
https://support.google.com/mail/answer/2819488

3. Má altura? Suspenda para quando interessa.

Alguns emais importantes, que não podem correr o risco de ficar esquecidos, tendem a acumular-se na caixa de correio.

Com o tempo podem tornar-se uma distração, um alerta das tarefas que ainda estão em atraso, ou a correr o risco de se perderem no meio de outros tantos emails.

A suspensão permite que o email desapareça da caixa de correio e re-apareça quando necessário: mesmo antes de uma reunião, no dia planeado para trabalhar nesse tema ou com os bilhetes no dia do evento ou da viagem.

É uma forma de manter a caixa de correio organizada, com menos confusão visual e de receber a informação necessária apenas quando realmente faz falta.

suspender-email

Mais informação aqui:
https://support.google.com/mail/answer/7622010

4. Poupe tempo a organizar - automatize os emails assim que são recebidos

Os filtros permitem criar regras para organizar os emails assim que são recebidos.

Podem ser criadas regras para aplicar marcadores, marcar como lidas ou arquivadas e até encaminhar para outros endereços de forma automática.

Excelente para automatizar a organização de emails de projectos, clientes, plataformas externas, entre outros, e manter a caixa de correio sempre organizada.

Mais informação aqui:
https://support.google.com/mail/answer/6579

5. Disponibilidade para reunir? Fácil…

Conciliar reuniões entre os vários participantes nem sempre é tarefa fácil.

A partir das opções de composição do email poderá enviar ou responder a um email com a sua disponibilidade.

Através do seu calendário o Gmail irá permitir selecionar um ou mais horários, tendo em consideração todos os eventos que já tem agendados no seu calendário.

horas-de-disponibilidade

6. Mensagens repetidas? Use os modelos de envio!

Se está recorrentemente a enviar o mesmo email, crie um modelo que possa ser facilmente reutilizado.

Esta é uma funcionalidade adicional que necessita de ser activada nas definições avançadas.

modelos-mensagem

Depois de activar, ficará disponível a partir da barra de ferramentas do ecrã de composição do email.

A partir desta área poderá configurar vários modelos diferentes e fazer a sua gestão.

usar-modelos-de-mensagem

7. Poupe tempo e navegue como um pro com os atalhos de teclado

Se acha cansativo ter de estar sempre a recorrer ao rato para toda e qualquer operação, os atalhos de teclado são para si.

Se tem os atalhos de teclado activos poderá consultar rapidamente todas as combinações de teclas e respectivas funções usando a tecla "?".
Dependendo da configuração do teclado poderá ter de fazer SHIFT+?.

Mais informação aqui:
https://support.google.com/mail/answer/6594


O Gmail integra ainda outros serviços do ecossistema Google, como o Meet, o Calendário e as Tarefas, que poderão ser úteis para ter acesso a toda a informação necessária para a gestão do seu negócio, sem precisar de sair da sua caixa de correio.